novembre 2016

Gérer un portefeuille de fournisseurs hétérogène

gep-fournisseurs

Une vingtaine de responsables IT se sont réunis mardi 29 novembre, à l’initiative de l’Ae-SCM et de Timspirit, pour échanger sur des sujets de sourcing opérationnel. Ils ont choisi d’aborder, en sous-groupes, les sujets du Strategic Vendor Management, du Contract Management et du Sourcing bimodal. Il s’agit de premières réflexions sur des sujets très vastes, qui seront approfondies et affinées lors des prochaines sessions ; une rencontre est prévue chaque mois.

Les fournisseurs traditionnels et les 2.0 sont très différents

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Les attentes vis-à-vis de ces 2 fournisseurs sont donc très différentes

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Quelles incidences ? Comment sourcer du 2.0 ?

Phase d’analyse

Comment avoir connaissance de l’existence d’une petite entreprise ?

Comment sourcer une petite entreprise proposant une solution innovante et disruptive, puisque par définition cette solution n’est connue ni de vous ni des achats ? Dans les faits, ce sont souvent les start-ups qui vont savoir vous trouver et générer un besoin que vous n’aviez pas identifié. De plus en plus digitales, les petites structures vont favoriser la génération du besoin directement auprès de vos métiers.

La fonction sourcing peut (doit) donc se rapprocher des structures internes d’appui à l’innovation – si elles existent. A défaut, une veille minime peut être pertinente : présence sur certains salons, abonnement à des catalogues ou répertoires de startups (créés par des startups)…

Comment l’intégrer à un RFP ?

Il est quasiment impossible d’intégrer une entreprise 2.0, une start-up, à un RFP. En effet, le temps d’une start-up n’est pas le même que celui d’une entreprise classique : 6 mois après le lancement de l’appel d’offres elle peut avoir changé de business model ou avoir cessé son activité. Elle n’a souvent pas non plus les équipes nécessaires pour répondre à un appel d’offres avec la même exhaustivité que ses concurrents.

Il faut donc trouver de nouveaux moyens de s’adresser à ces entreprises. L’un d’eux est de passer outre les RFP, comme il est possible de le faire en matière d’innovation – c’est ce qu’expliquait Christophe Reinert, délégué open innovation, chez EDF.

Phase de démarrage

Pour éviter les problèmes de shadow IT liés à l’utilisation croissante d’outils et de solutions accessoires voire gadgets, il est important de rapidement contractualiser avec les structures identifiées.

Au lieu des contrats de sous-traitance habituellement signés avec les prestataires, le moyen favori pour travailler avec une start-up est le Proof of Concept. Cette courte expérience permet de démontrer la faisabilité du projet.

Si cette étape est réussie, il est possible de contractualiser. Nous préconisons de se concentrer, dans le contrat, sur les livrables finaux plutôt que sur des process et de prévoir, dès le début, la phase d’industrialisation qui suivra naturellement le contrat avec la start-up. De manière générale, il faut identifier tous les risques (confidentialité, réversibilité, pérennité de la start-up, transferts de propriété, sécurité, scalabilité…) et les adresser dans le contrat.

Phase de fourniture

Quels indicateurs de performance ?

Dans un premier temps, les indicateurs de performance doivent juger de l’utilisabilité de la solution et de la satisfaction des utilisateurs finaux. Si les résultats sont positifs, la performance du prestataire passera par sa capacité à l’étendre à l’échelle de l’entreprise.

Quelle gouvernance ?

Les pratiques classiques ne s’appliquent pas non plus à la gouvernance : celle-ci doit être allégée et de proximité, au plus près du prestataire pour respecter la temporalité qui est la sienne. La question reste ouverte de savoir quel est le profil idéal pour manager le contrat.

Margaux GALLOUIN

Margaux GALLOUIN

Communication manager @Timspirit

Arrivée début 2016 chez Timspirit, Margaux a intégré notre fameux Paul Com(munication). Elle est en charge de la gestion opérationnelle de la communication interne et externe : elle réalise ainsi de supers (beaux!) supports de communication et a participé activement à l’élaboration de l’identité de Timspirit.

Margaux est une mordue de culture et n’hésite pas à filer au théâtre ou à une expo. Elle dit aussi qu’elle aime le running mais ce qu’on constate surtout c’est qu’elle sautille beaucoup !

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